Документи

Ако искате фирмените документи да са изцяло електронни, а одобренията да вървят без хартия, BORA DMS е създаден за това.

Документи

BORA Document Management System (BORA DMS) е софтуер за електронен документооборот в големи организации (enterprise DMS). Той автоматизира работата с документи, работните потоци (workflow), ISO документацията и защитения B2B обмен на данни (EDI). Системата е правена за българския бизнес. Всичко е на едно място: версиите са под контрол, всеки потребител има роля и права, а всяко действие оставя следа (audit trail).

Модулите на BORA DMS

Електронно деловодство и бизнес кореспонденция

Модулът поема вътрешния и външния поток от документи, хартиени и електронни.

  • Входящата и изходящата поща се регистрира в подробен дневник.
  • Документите се подреждат в електронни папки и се откриват бързо с търсене.
  • Писма, протоколи, договори и сертификати се създават по шаблони в MS Word.
  • Документ се изпраща по имейл направо от системата, с един бутон.

BORA QMS: управление на качеството по ISO стандарти

Подмодулът BORA Quality Management System поема документите, които изискват международните стандарти за качество. Те се разработват, одобряват, обновяват и архивират в системата.

  • Контрол на версиите: служителите виждат само актуалната версия, а старите отиват в архива автоматично.
  • Журнал (audit log) с историята на всяка промяна и всяко одобрение.
  • Процедури, инструкции, фирмени политики, формуляри, контролирани документи и вътрешни правила.

BORA B2B и EDI интеграция (електронен обмен на данни)

Търговските и финансовите документи се обменят с партньорите Ви без ръчна намеса. Поддържаните формати са EDIFACT, XML, CSV и TXT.

  • Поддържани EDI съобщения:
  • ORDERS (клиентски поръчки) и ORDRSP (потвърждение на поръчки);
  • DELVRY и DESADV (данни за доставки и опаковки);
  • WHTRAN (складови документи) и INVOICE (електронни фактури).

Какво печели фирмата с BORA DMS

Професионалната DMS система е важна стъпка към дигитализацията на всяка фирма. Ето какво се променя:

  • Документите се обработват и одобряват по-бързо, защото процесите за одобрение (approval workflows) са автоматични.
  • Хартиените архиви намаляват, а с тях и мястото за съхранение.
  • Чувствителната информация се вижда само от хората, на които им трябва по длъжност и роля.
  • Системата е свързана с ERP платформи, с модулите на BORA BS и с външни системи: НАП, НОИ, e-Фактура, БОРИКА, Изипей, банкови извлечения и пенсионни фондове.

За кои компании е подходяща системата?

За средни и големи предприятия с много документи: производствени компании, търговски организации, логистични дружества и всички фирми със сертификат по ISO.

Често задавани въпроси за електронния документооборот

Какво е система за електронен документооборот (DMS)?

Софтуер, който води документа през целия му живот. Създава се, съхранява се, минава през одобрение (workflow), архивира се, и през цялото време се знае къде е.

Каква е разликата между DMS и ERP система?

ERP системата управлява ресурсите, финансите, складовете и оперативната работа на фирмата. DMS системата е специализирана в документите, електронния архив и процесите за одобрение. BORA DMS може да работи самостоятелно или свързана с ERP софтуер.

Как BORA DMS помага на ISO сертифицираните компании?

Чрез модула BORA QMS. Той следи версиите, пази одитните следи (audit trail) и проверява дали процедурите, инструкциите и ISO записите отговарят на международните изисквания.

Какви външни интеграции поддържа BORA DMS?

Има готови връзки с държавни институции (НАП, НОИ), с БОРИКА и банковите извлечения, с платформи за e-Фактура, с Изипей за разплащания, както и с CRM и ERP системи.

Поддържа ли софтуерът мобилност и автоматични процеси за одобрение?

Да. Инструментите за автоматизация на работните потоци (workflow automation) придвижват документите през етапите на одобрение по правилата и ролите, които са заложени в системата.