Отчитане на труда
Модулът „Отчитане на труда“ в BORA HR свързва кадровата администрация с изчисляването на заплатите. Работното време се отчита точно, а хората работят по-ефективно.
Трудът се отчита по време и по количество. Сложните графици, смените, отсъствията и специалните законови режими, като сумираното изчисляване на работното време (СИРВ), се обработват автоматично.
Как работи модулът
Форма 19: връзката между „Кадри“ и „Заплати“
Форма 19 (форма за движение на персонала) е централният документ в BORA HR. Тя събира кадровата информация и я превръща в часове и дни за ТРЗ ведомостта:
- документите от „Кадри“ (договори при постъпване и напускане, заповеди за отпуск, болнични листове) отиват автоматично във Форма 19, а отсъствията се отбелязват в личния график на служителя;
- данните от официалните кадрови документи не могат да се поправят или изтрият на ръка във Форма 19. За промяна се анулира документът основание или се издава обратен документ, например заповед за прекратяване на отпуск. Всяка промяна оставя следа (Audit Trail);
- ТРЗ специалистът минава с едно щракване от фиша за заплата към Форма 19 и обратно до документа от „Кадри“, от който е дошъл записът.
Разпределение на отработеното време
BORA HR разпределя часовете във Форма 19 автоматично по следните пера:
- реално отработени дни и часове спрямо нормата;
- нощен труд и приравняване на нощните часове към дневни;
- часове в преработка и приравнени часове в преработка;
- работа в официални празници и извънреден труд.
Сложни графици и СИРВ (Форма 76)
За предприятия с непрекъснат цикъл, смени и сложна организация на труда:
- графиците се подреждат по смени и по групи работници, в нагледен календар, който се редактира на екрана;
- за служителите с индивидуален график и СИРВ се използва електронна Форма 76. В края на отчетния период, например 3 или 4 месеца, часовете в преработка и извънредният труд се изчисляват автоматично;
- преките ръководители и началник-цеховете въвеждат отсъствията (болнични, отпуски, неплатени) само като продължителност, на място и навреме;
- когато Форма 76 се прехвърля във Форма 19, системата проверява за застъпващи се периоди, несъответствия в смените и нарушени почивки по Кодекса на труда.
Връзка с пропускателния контрол
Индивидуалните графици и отработеното време могат да се попълват директно от пропускателните системи (турникети и четци). Софтуерът приема различни формати за импорт. Така се отчитат точните часове на присъствие, а не нечия преценка.
Често задавани въпроси за отчитането на труда
Какво се случва, ако счетоводител се опита ръчно да промени дните в болничен директно във Форма 19?
Системата няма да позволи. Форма 19 само показва и пресмята времето. За да се променят дните, се поправя самият болничен лист в модул „Кадри“. Така данните, подадени към НОИ, и изчислената заплата не се разминават.
Как софтуерът се справя с приравняването на нощния труд към дневен?
При изчисляване на ведомостта Форма 19 отделя нощните часове (по Кодекса на труда от 22:00 до 06:00 ч.). Ако служителят е на сумирано изчисляване, софтуерът прилага законовия коефициент за приравняване 1,143 и резултатът отива във фиша.
Как се предотвратяват грешки при застъпване на графици и заповеди за отпуск?
Когато Форма 76 се прехвърля във Форма 19, BORA HR проверява данните. Ако служителят има заповед за платен отпуск, а бригадирът му е заложил смяна в същия ден, системата сигнализира за конфликт. Месецът не може да се приключи, докато дублирането не се изчисти.
Могат ли данните от пропускателната система директно да генерират извънреден труд?
Не директно. Чекирането показва реалното присъствие, но системата го сравнява с графика във Форма 76. Ако служителят е останал 2 часа повече без нареждане за извънреден труд, системата отразява времето, но иска одобрение от прекия ръководител, преди тези часове да се платят с увеличение.