Изискванията на Наредба Н-18 към софтуера за управление на продажбите и как ги изпълнява BORA Business Suite
БОРА Солюшънс ООД извърши реинженеринг и развитие на своя продукт BORA Business Suite с нова версия 8.2.001, в отговор на изискванията на Наредба № Н-18, като стриктно следва „Приложение № 29 към чл. 52а, Изисквания към софтуерите за управление на продажбите в търговски обекти“.
Настоящата статия е представена съгласно изискванията по наредба Н-18, в отговори и решения реализирани в BORA BS.8
Изисквания по наредба Н-18
Архитектура на BORA BS
Описание на решението в BORA BS и развитие на системата на ниво архитектура и програмен код
Одитор на Н-18
Инструкция за работа с Модул Одит по Наредба - 18 в BORA BS, съгласно пр. № 29 т. 19
1. Софтуерът поддържа интерфейс на български език
BORA BS е български продукт, разработен с интерфейс на български език и осигурена многоезична поддръжка, като опция за потребителя
2. Софтуерът осигурява пълнота и интегритет на данните, създавани при използването му
BORA BS е създаден със средства за разработка и експлоатация на Microsoft, с база данни MS SQL Server. Реализацията на Наредба Н-18 следва концепцията на поднормативния акт, за запис и проследяване на всяка транзакция по продажбите във фискална памет (log), и респективно в BORA BS, като огледален образ в базата данни на фискализацията.
Архитектурно интегритета се осъществява, чрез запис на събитията по продажбата в таблици с Identity - колона UId, и референции към основните източници на данни (Pools), за гарантиране на целостта на базата данни.
3. В случаите, в които софтуерът за управление на продажби в търговски обект представлява модул от софтуер, останалите модули не могат да имат дублираща функционалност за управление на продажбите, или функционалност целяща заобикаляне на изискванията в това приложение.
BORA BS е пакет от системи за бизнес управление и продажби, предмета на Н-18, се осъществява в следните системи:
BORA Customer Relationship Management (BORA CRM)
BORA Financial Management (BORA FM)
и са свързани в процеси със системите:
BORA Document Management System (BORA DMS),
BORA Project Management (BORA PM) ,
BORA Service System (BORA SRS),
BORA Fleet Management (BORA FMS),
BORA Business To Business (BORA B2B)
Импорт от външни системи/платформи
BORA BS обменя информация с външни системи чрез BORA BS EDI.
Структурата на съобщенията са определени, като EDIFACT-съобщения и се обработват в BORA BS, като двустранен обмен.
Структурата е адаптирана към нуждите на BORA BS:
SCM: В2В процеси на логистиката и дистрибуцията и
CRM: В2В процеси за обслужване на клиента
4. Софтуерът съдържа вградена при разработването му защита от промяна или добавяне, без оторизация от производителя/разпространителя, на външни модули, позволяващи промяна на функционалността на софтуера с цел заобикаляне на изискванията, посочени в Приложение № 29 към чл. 52а от Наредба Н-18.
BORA BS работи с MS SQL Server база данни, и използва стандартни средства за защита на базата данни от друг достъп, освен системно зададените за BORA BS и гарантиращи оторизиран достъп.
5. Софтуерът използва по възможност надежден източник на точно астрономическо време, и задължително осигурява синхронизиране на времето между всяко работно място и използваното от него за печат ФУ.
BORA BS управлява събитията: по време - с използване на системната дата на сървъра на базата данни, което осигурява единен източник на астрономическо време между базата данни (БД) и всички ФУ.
При генериране на заявките за печат, които ще се изпращат към ФУ, в заявката винаги се включва и информация за астрономическото време на операцията, което се взема от сървъра на БД, и не зависи от времето на работната станция на оператора.
В този случай, времето на ФУ може да бъде променено ръчно през формата за управление на устройството от потребител със съответните права.
6. Софтуерът има вградени контроли за задължително попълване на данни за потребителите (операторите): уникален код на потребител (оператор) в рамките на системата, три имена, заемана длъжност, роля в системата, начало/край на периода на активност на потребителя (оператора), за всяка от присвоените му роли.
Управлението на „Потребителите“ в BORA BS е част от Kernel-a на системата в модул „Администрация“, с достъп единствено от ролята „Администратор“, където се извършва създаването на нов потребител със задължително попълване на данни за потребителите (операторите), уникален код и USER id на потребител (оператор) в рамките на системата и персонален номер (ПН) на лицето, от където се получават данни за три имена и заемана длъжност.
7. Софтуерът осигурява еднозначна автентикация на потребителите (операторите) при работа с него.
Политиката в BORS BS за контрол на достъпа до функционалностите на системата е организирана, за предотвратяване на нерегламентиран достъп до функционалности и от там достъп до данни.
- Достъпът до системата е защитен с парола, която е криптирана и управляема по сложност. Свързването на потребителското име (USER Id) с конкретен служител и всички промени в потребителския профил /като блокиране на достъпа, определяне на времеви интервал за работа и пр./, се записват в „Регистър на събитията“.
- Функционалностите са тематично подбрани в „Групи потребители“ и се ползват ограничено, във вид на лицензии, които се контролират в криптирана таблица.
- Приложенията /меню системата/ за обслужване на дадена група потребители на BORA BS, са организирани в контролирани криптирани таблици.
- Нарушаването на целостта на средата за контрол на достъпа, води до блокиране на системата.
8. Софтуерът осигурява свързаност с ФУ по начин, позволяващ получаване в реално време на информация за статуса на ФУ
Софтуерът блокира операциите по откриване и приключване на продажба в случаите, когато статусът на ФУ не позволява издаване на ФБ. Когато в търговския обект има повече от едно работно място, софтуерът блокира операциите по откриване/приключване на продажби и подаване на команда към ФУ за генериране на Дневен отчет (Z-отчет) за конкретното работно място, за което са установени посочените обстоятелства.
BORA BS поддържа регистър на Фискалните устройства (ФУ)
В регистъра се въвеждат и съхраняват основни характеристики и данни за всяко ФУ
Потребителя може сам да провери свързаността на работното място с ФУ, посредством предоставената му функционалност за това.
9. При въвеждане на информация за продажба, в софтуера се генерира уникален номер на продажбата (УНП), който се формира по следния начин:
Индивидуален номер на ФУ - Код на оператор - Пореден номер на продажбата
Отделянето на елементите в уникалния номер на продажбата със знак „-“ е задължително.
Пример за УНП: XXXХХХХХ-ZZZZ-0000001, където ХХХХХХXX - 8-разряден индивидуален номер на ФУ, присвоен от производителя, ZZZZ - 4-разряден код на оператора, въвел данните за продажбата, съгласно номенклатурата на софтуера, 0000001 - 7-разряден пореден номер на продажбата, формиран поотделно за всеки индивидуален номер на ФУ. Номерът нараства възходящо със стъпка 1, за всяка продажба и съдържа само арабски цифри.
BORA BS е процесно ориентирана система
„Продажби“-те като цел, обикновено се предхождат от пред продажбени процеси, които се извършват транзакционно в среда на BORA BS, или асинхронно в други „Външни среди“, като WEB или друг СУПТО.
Във „Външните среди“ може да са възникнали събития, като създаване на УНП и Фискализирани плащания.
BORA BS освен процесно, е и документно ориентирана система. Работните процеси са силно зависими от описанието и съдържанието на документите.
Създадена е възможност за определяне на документи, които ще участват в процеса на Наредба Н-18, чрез отметката „Поддръжка на Н18“:
1. За бизнес документите като Клиентски поръчки; Сервизни поръчки; Делова активност (Договори); Проекти / задачи, режим на: „Поддръжка на Н18“ означава, че активирането на документа ще създава или не УНП, като начало на процеса „Сделка“, където „Продажбата“, по смисъла на Наредба Н-18, се явява като елемент (цел) в процеса.
Режимът е опционен.
Като например това може да бъде Клиентска поръчка, чийто генериран УНП ще се унаследи от фактурата за продажба, създадена от конкретната поръчка, а от там и към приходния касов ордер, респ. в издавания фискален бон.
2. Фактурите за продажба са системно зададени в режим „Поддръжка на Н18“, генерират УНП, и не могат да се коригират от търговеца.
Известията към фактурите (дебитни и кредитни) унаследяват УНП на фактурата, към която се отнасят.
BORA BS генерира УНП за документа откриващ продажбата, в момента в който документа бъде записан в базата данни, т.е. получи уникален ключ.
Процеса на регистриране на продажба, започва с отваряне на нов документ:
Новият документ е в състояние Редакция .Потребителя започва да въвежда данни за Типа на документа, Дата, Валута, Договор, Контрагент, Финансови условия, Условия на доставка и пр. - общи данни.
За да започне въвеждане на редове в документа (стоки/услуги,предмет на продажбата), BORA BS задължително изисква потребителя да избере бутона Запис.
При Запис BORA BS ще се опита да запише документа в базата данни с въведената до момента информация, като генерира уникален ключ (формиран от: типа на документа + номера на документа + обекта на документа).
Преди да се направи опит за запис се прави връзка с фискалното устройство. Ако връзката е успешна за документа ще се генерира УНП, и едва след това ще се направи запис в базата данни.
Ако връзката с ФУ е неуспешна се генерира съобщение, и документа няма да бъде записан в базата данни.
След записа на данните документа продължава да е в състояние Редакция.
Опциите пред потребителя са:
а/ Да запази документа, и да остане в състояние (Редакция) за неопределен перод от време, докато не се предприиеме следващо действие, отворена продажба;
б/ Да унищожи документа с избора на бутона Унищожен, при което документа ще бъде регистриран в регистър 18.5. Таблица - Анулирани продажби;
в/ Да приключи документа с избор на бутона Приключен, при което документа ще бъде регистриран в регистър 18.1 Таблица - Обобщени данни за продажбите и 18.3. Таблица - Детайлни данни за продажбите.
При избора на бутон Приключване се прави връзка с фискалното устройство. Ако връзката е успешна се изпълняват следните действия (в една транзакция) :
а/ Фактурата получава реален номер и се приключва;
б/ Фактурата се осчетоводява: генерира се запис към счетоводния модул в BOARA BS;
в/ Към Фактурата се генерира документ за вземането по нея (в BORA BS това е документ наречен Открито плащане (ОП);
10. При плащане по въведена в софтуера продажба, за което съгласно изискванията на Наредба Н-18 следва да бъде издаден ФБ, софтуерът задължително подава към фискалното устройство уникалния номер на продажбата за включването му във ФБ. Когато плащанията по продажбата са повече от едно, уникалният номер на продажбата се включва в издавания ФБ за всяко плащане, включително и в Сторно-ФБ, ако такъв бъде издаден.
След като документа за продажба генерира УНП със структура, съгласно изискванията на Наредба Н-18, то при стартиране на процеса по плащане, BORA BS подава към фискалното устройство уникалния номер на продажбата за включването му в издавания фискален бон, в т.ч. за всяко плащане, включително и в Сторно-ФБ, ако такъв бъде издаден.
За улеснение на операторите е изведена възможността, чрез двоен клик в полето с фабричния номер на фискалното устройство, да се отвори форма за управление на това ФУ, където да се провери статуса му, да се пуснат Z и X отчети, да се анулира отворен (започнат) бон или да се отпечата дубликат на фискалния бон.
11. Софтуерът не допуска отпечатване на служебни бонове за направени клиентски поръчки в рамките на една продажба
В BORA BS не допуска отпечатване на служебни бонове за направени клиентски поръчки в рамките на една продажба
12. При анулиране (пълно или частично) на открита, но неприключена продажба софтуерът задължително съхранява в базата данни пълна информация за анулираната продажба: анулирани стоки/услуги, количество, стойност, оператор и др.
В BORA BS се съхраняват всички документи с различни фази на развитие, като поставя „Състояние“ на документа, като не позволява да се изтриват данни. Възможните състояния са 1-редакция, 2-предложен, 3-активен, 4-приключен и 5-унищожен (анулиран). Анулираните продажби не се изтриват, а остават в съответното състояние (5, то състояние).
Продажба, която не е приключена може да бъде анулирана в BORA BS. Това става с избора на бутона Унищожен от toolbar на формата за продажба. Ако потребителя избере ДА, документът се Унищожава/Анулира, регистрира в регистър на анулираните продажби и повече не може да бъде редактиран.
13. Софтуерът трябва да има надеждна защита от преднамерено (или случайно изтриване), и промяна на вече записани данни за приключени продажби:
- софтуерът няма вградена функционалност за изтриване на записи в базата данни;
- софтуерът позволява сторниране на приключени продажби (сторно-операции), като задължително съхранява сторнираните данни.
Всеки документ във валидно състояние, свързан с продажби посредством УНП,се забранява за редакция
BORA BS няма вградена функционалност за изтриване или промяна на вече записани данни за приключена продажба.
Продажба, която е приключена (независимо дали има плащане по нея) НЕ може да бъде редактирана в BORA BS. Корекцията по такава продажба става само с издаването на Кредитно известие. По този начин се прави строрниране на приключена продажба. Кредитното известие унаследява УНП на сторнираната продажба.
За да направи сторниране на тази продажба, потребителя следва да издаде кредитно известие. Това става чрез копиране на документа, който искаме да сторнираме в кредитно известие:
Кредитното известие е копие на документа на продажбата, и унаследява УНП на сторнирания документ.
От таб Действия с бутона „Експорт в РКО“ се извършват две действия: Създаване на РКО с цел осчетоводяването му, и закриване на задължението по КИ, и успоредно с това създаване на бон от ФУ за врщане на сума (ако е имало плащане по тази продажба).
Във формата Сторниране, потребителя избира от падащ списък причината за сторниране.
В полето плащания се зареждат всички предходни плащания по това УНП. Ако по УНП не е регистрирано нито едно плащане, списъка се зарежда празен.
Двата бона (за плащането по фактурата, и за върнатата сума по кредитното известие-сторнирането) имат следния изглед:
14. При създаване на документи, различни от фискален бон, софтуерът не допуска включване на текст, съдържащ думите „Фискален“, „Фискална“, „Фискално“, „Фискални“ или производни словосъчетания. Изискването не се отнася до наименованията на търговците, които при отпечатване се придружават от правно-организационната им форма и техния ЕИК, както и до вида на закупуваната стока.
В BORA BS е спазено изискването на т.14
Всички документи в BORA BS, за които има създадени печатни форми са твърдо дизайнати от производителя, като са взет мерки - думите „Фискален“, „Фискална“, „Фискално“, „Фискални“ , или производни словосъчетания да не участват в тях. Думите могат да се съдържат единствено, ако са част от името на предмета на продажбата или от името на контрагента.
Потребителите не могат да създават печатни форми в системата.
15. Софтуерът поддържа информация в структуриран вид за следните изпълнени действия:
а) въвеждане/промяна на потребителите (операторите) на софтуера и присвоената им роля в системата - кой и кога е извършил действието и описание на промяната;
б) данни, свързани с действията (операциите) на потребителите (операторите) на системата:
- име на потребителя (оператора);
- код на потребителя (оператора);
- роля;
- дата и час на действието (операцията);
- вид на действието (операцията) - регистрират се като минимум следните действия (операции): влизане и излизане в/от системата (login/logout), сторниране, анулиране и промени в номенклатурите на софтуера; за действия (операции) „сторниране“ и „анулиране“ на продажба - и уникалният номер на продажбата.
Експлоатацията на BORA BS е свързана със създаване и актуализация на записи в базата данни, трансфер на данни от и към външни среди (В2В).
За целите на мониторинг на процесите и контрол на данните, всеки запис е авторизиран със създател и време, както и последната актуализация. За данни, определени като критични, се извършват записи в „История на събитията“ и предупреждение към Администратор на лични данни, и касаещото го лице за разкриване на неоторизиран достъп.
На следващо ниво: трасира се достъпването до дадена функционалност, за всеки потребител с анализ на производителността.
BORA BS предоставя достъп на Одитор за преглед на „Регистър за достъп“ и „Регистър на събития“ за разкриване на нарушения.
Администрация/Регистър на достъпа
Администрация/Експлоатация потребителите
Администрация/Регистър на събития
16. Софтуерът осигурява визуализация през потребителски интерфейс на записаната по т. 15 информация с възможност за филтриране по един или няколко критерия: период, потребител (оператор), вид извършени действия, др.
BORA BS позволява през потребителски интерфейс визуализация на информацията по т.15
От всички списъци с помощта на филтрите могат да се правят необходимите извадки. Осигурен е и директен експорт на данните на екран към MS Excel или в txt файл.
17. Чрез потребителски интерфейс софтуерът осигурява достъп до създаваните чрез него данни в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК
При архивиране на базата данни, софтуерът осигурява създаване и поддържане на архив, както и достъп до архивните данни в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, през потребителски интерфейс.
BORA BS позволява през потребителски интерфейс достъп до създаваните, чрез него данни, в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК
Създаваната от софтуера информация се съхранява в текущата база данни. За да се достъпват данните в срокове по чл. 38, ал. 1 от ДОПК не е необходим достъп до архив.
18. Софтуерът следва да осигурява чрез потребителски интерфейс визуализация и експорт на данни от базата данни в табличен вид, файлов формат XLS/XLSX или CSV, при прилагане на следните филтри: За търговец (при SaaS); За период (от дата до дата) и/или За търговски обект (всички или конкретно посочен), и/или За ФУ, на което са регистрирани продажбите (всички ФУ или конкретно ФУ), и/или За работно място (всички или конкретно посочено), и/или За оператор (всички или конкретно посочен). Експортираните данни са със следната структура:
18.1. Таблица - Обобщени данни за продажбите
18.2. Таблица - Данни за плащанията по продажбите
18.3. Таблица - Детайлни данни за продажбите
18.4. Таблица - Сторнирани продажби
18.5. Таблица - Анулирани продажби
18.6. Таблица - Обобщени данни за доставки
18.7. Таблица - Детайлни данни за доставки
18.8. Таблица - Движение на стоки за период
18.9. Таблици с номенклатури на: дата на последна промяна, дата на деактивиране;
Допуска се предоставянето на алтернативни номенклатурни таблици, които като обхват на съдържащата се в тях информация съответстват на посочените в т. 18.9.
Във връзка с това изискване в BORA BS са създадени няколко специални регистъра (Регистър на сделките, Регистър на плащанията), от където се достъпват изискуемите по Наредба Н-18 данни от базата, за извършените продажби и плащания, в т.ч. сторнирани и анулирани.
От Регистъра на сделките може да се добие информация за: Място на сделката, организацията, код и наименование на търговския обект и на работното място, фабричен номер на фискалното устройство, с което е извършена продажбата, УНП, документа с неговите номер и дата, както и състояние му.
Вижда се още: дата, час, минута и секунда на откриване на продажбата и на приключване на същата (ако има плащане по нея), кода на оператора, открил и приключил продажбата, данни за анулиране и СУПТО, през който е извършена продажбата:
18.1. Таблица - Обобщени данни за продажбите: Показва данни от различните документи (Бизнес и Разчетни) по едно УНП:
18.2. Таблица - Данни за плащанията по продажбите:
18.3. Таблица - Детайлни данни за продажбите: Показва детайлите от различните документи (Фактура и Кредитно известие) по конкретно УНП:
18.4. Таблица - Сторнирани продажби:
18.5. Таблица - Анулирани продажби:
В BORA BS е създаден Регистър на доставките, от където се достъпва до изискуемите се по Наредба Н-18 данни от базата данни за осъществените доставки.
18.6. Таблица - Обобщени данни за доставки:
18.7. Таблица - Детайлни данни за доставки:
Създаден е Регистър на движение на стоките, от където се достъпва до изискуемите по Наредба Н-18 данни от базата данни, за осъществените доставки:
18.8. Таблица - Движение на стоки за период:
Всеки от регистрите позволява посредством потребителски интерфейс, визуализация и експорт на данни от базата данни в табличен вид, при прилагане минимум на филтрите, посочени в Приложение № 29 към чл. 52а от Наредба Н-18.
18.9. Таблица - Таблици с номенклатури на:
- Стоки/услуги в BORA BS като Продукти и Услуги:
- Клиенти/Доставчици: в BORA BS с общо наименование - Контрагенти:
- Търговски обекти/работни места:
- Потребители\Роли\Права:
- Видове плащания:
19. За целите на контролната дейност на НАП, всеки софтуер следва да има конфигуриран „одиторски профил“, по аналог с администраторския профил, но с права само за четене. Одиторският профил трябва да предоставя като минимум следните възможности:
- достъп до функционалността на софтуера съгласно т. 16, 17 и 18 (при SaaS - за съответния търговец);
- достъп до конфигурационните параметри на софтуера (при SaaS - за съответния търговец);
- пълен достъп до справочната част на софтуера (при SaaS - за съответния търговец).
BORA BS предоставя на контролните органи достъп до системата в три области:
- Администриране на системата (конфигуриране на системата)
- Оперативна среда за „Продажбите“ (функционалността на софтуера)
- Специализиран модул за одит по Наредба 18 (справочната част на софтуера)
За реализиране на контролните функции на НАП, BORA BS се достъпва с потребителски акаунт: OditH18 и парола предоставена от търговеца, потребител на BORA BS.
При преминаване от версия на BORA BS (нерегистрирана в НАП) към версия 8.2.001, в базите на търговците служебно се въвежда нов потребител: OditH18: Служебен акаунт за достъп по Наредба Н-18 с права за достъп: „четене“, до всички групи, без групите обслужващи система Персонал:
Паролата на този потребител се генерира на случен принцип, и НЕ е известна на никого. Администраторът на търговеца, следва да анулира тази неизвестна парола и да въведе нова.
Достъпа на одиторския акаунт (OditH18) до системата, е еднакъв като на всеки реален потребител:
20. Софтуерът не притежава възможност за работа в тестови режим, режим за обучение или друг подобен
При инсталация на BORA BS, Бора Солюшънс ООД предоставя на клиентите си две бази - с два отделни серийни номера
Едната база се ползва за реална експлоатация, а втората база със сериен номер като първата, и суфикс DEMO се ползва САМО за учебни цели.
Администраторът на търговеца копира реалната база върху DEMO базата, и върху нея се провеждат обучение и тестове.
На практика имаме комбинации от Реална и Демо база, и фискални и нефискални устройства.
За да се избегне заобикаляне на изискванията на наредбата, в BORA BS е разработена следната защита:
В реална база на фискалните устройства се печатат само разрешените по наредбата бонове и отчети.
На нефискални устройства могат да се разпечатват само специално разработени бланки, обслужващи бизнес процесите (товарителници, гаранционни карти и пр.), които НЕ наподобяват визуално документите от фискалните устройства.
В демо база на фискалните устройства НЕ могат да се разпечатват/създават никакви документи.
На нефискални устройства могат да се разпечатват всички видове документи, които се поддържат от устройството, с текст НЕФИСКАЛЕН БОН.
21. Когато софтуерът е част от/или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност на лицето по чл. 3, и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички, или на част от изискванията по т. 16, 17, 18 и 19, изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.
BORA BS като система от клас ERP е самостоятелна система и изпълнява изискваният по т. 16, 17, 18 и 19